Sveikatos apsaugos ministerija ir jai pavaldžios biudžetinės įstaigos didina finansų valdymo efektyvumą

2013 metų birželio mėnesį Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministerija sėkmingai įgyvendino dvejus metus trukusį Europos socialinio fondo ir Lietuvos Respublikos valstybės biudžeto lėšomis finansuotą projektą „Finansų valdymo ir apskaitos sistemos, atitinkančios viešojo sektoriaus apskaitos ir finansinės atskaitomybės standartus, sukūrimas ir diegimas“, Nr. VP1-4.2-VRM-03-V-01-092, vykdytą pagal Lietuvos 2007–2013 m. Žmogiškųjų išteklių plėtros veiksmų programos prioriteto „Administracinių gebėjimų stiprinimas ir viešojo administravimo efektyvumo didinimas“ įgyvendinimo priemonę VP1-4.2-VRM-03-V „Viešojo administravimo subjekto sistemos tobulinimas“.

Reklama

Projektas įgyvendintas su partneriais: Valstybine akreditavimo sveikatos priežiūros veiklai tarnyba, Valstybine vaistų kontrolės tarnyba, Lietuvos bioetikos komitetu, Radiacinės saugos centru ir Ekstremalių sveikatai situacijų centru, kurie testuodami diegiamą sistemą įsigilino į skirtingus įstaigų veiklos procesus.

Įgyvendinta projekto veikla ir pasiektas tikslas – įdiegta finansų valdymo ir apskaitos sistema, kuri užtikrina greitą ir efektyvų informacijos pateikimą įvairiais pjūviais, tikslų ir teisingą apskaitos tvarkymą. Finansų valdymo ir apskaitos sistema buvo diegiama dviem etapais. Pirmajame etape buvo sukelti ilgalaikio turto, atsargų ir darbo užmokesčio funkcinių sričių duomenys. Antrajame – biudžeto vykdymo, finansavimo lėšų, pinigų srautų ir pirkimų valdymo, Didžiosios knygos funkcinių sričių duomenys.

Projektui įgyvendinti ir nenutrūkstamai finansų valdymo ir apskaitos sistemos veiklai užtikrinti buvo reikalingas papildomas serveris, todėl projekto lėšomis buvo įsigytas ilgalaikis materialusis turtas (serverių įranga) ir ilgalaikis nematerialusis turtas (licencijos). Kadangi sistema buvo diegiama siekiant užtikrinti apskaitos vedimą pagal viešojo sektoriaus apskaitos ir finansinės atskaitomybės standartus, ministerijai ir jai pavaldžioms biudžetinėms įstaigoms reikėjo bendros apskaitos politikos, aprašant apskaitos vedimo procesus – projekto lėšomis buvo parengtas ministerijos ir jos pavaldžių įstaigų buhalterinės apskaitos vadovas. Sėkmingam projekto veiklos įgyvendinimui buvo parengtas detalus projekto planas, darbų grafikas, parengtas sistemos įdiegimo scenarijus, apmokyti darbuotojai dirbti su sistema, parengti sistemos naudotojų procedūrų vadovai. Finansų valdymo ir apskaitos sistemos vartotojai gali mokytis dirbti su sistema savarankiškai ir išbandyti sistemos funkcionalumą, nes yra parengta sistemos mokymo aplinka. Sistema yra ištestuota ir šiuo metu vyksta darbas su visomis funkcinėmis sritimis.

Finansų valdymo ir apskaitos sistemos diegimo eigą prižiūrėjo šiam projektui suburta ir sukurta projekto valdymo grupė, kuriai reikėjo koordinuoti ne tik paties projekto eigą, Ministerijos duomenų įkėlimą į diegiamą sistemą, bet ir pavaldžių įstaigų darbą. Tai reikalavo daug pastangų, žinių ir kompetencijos. Kadangi tokio pobūdžio sistemų diegimas ministerijoje – naujovė, projekto sėkmė priklausė nuo visų projekto vykdytojų bendro darbo. Vyko nuolatinis bendradarbiavimas su Paslaugų teikėju peržiūrint projekto eigą, procesus bei sprendžiant problemas, kurių nuolat atsirasdavo. Naujos finansų valdymo ir apskaitos sistemos diegimas buvo iššūkis ne tik ministerijai, bet ir jai pavaldžioms įstaigoms, tarp kurių buvo ir neturinčių patirties su apskaitos sistemų darbu – teko vartotojus konsultuoti darbo vietose. Naujosios sistemos įsisavinimas buvo papildomas darbas ne tik su finansais dirbantiems specialistams, bet ir kitų padalinių darbuotojams. Sistema apima skirtingas darbo sritis – personalą, pirkimus ir apskaitą, į jos diegimą buvo įtraukti ministerijos ir jai pavaldžių įstaigų personalo, pirkimų, informacinių technologijų ir apskaitos darbuotojai.

Ministerijoje ir jai pavaldžiose biudžetinėse įstaigose įdiegta naujoji informacinė sistema užtikrina ir palengvina apskaitos tvarkymą pagal viešojo sektoriaus apskaitos ir finansinės atskaitomybės standartų reikalavimus. Projekto pradžioje kai kurios ministerijai pavaldžios įstaigos visai neturėjo finansų valdymo ir apskaitos sistemų ir apskaitą tvarkė Microsoft Excel programa. Pradėjus dirbti šia sistema darbas tapo spartesnis ir efektyvesnis, vyksta greitesnis apsikeitimas informacija tarp padalinių, sumažėjo klaidų atsiradimo tikimybė, nes personalo, pirkimų ir buhalterinės apskaitos funkcinės sritys yra sujungtos į bendrą vientisą veiklos procesą. Įdiegus sistemą buvo optimizuoti ne tik įstaigų apskaitos, bet ir vidiniai veiklos procesai. Projekto vadovė Vida Sabalienė atkreipė dėmesį, kad ministerija šiuo projektu prisidėjo prie viešojo administravimo subjektų finansų valdymo ir apskaitos bei veiklos valdymo tobulinimo.

Ministerija, vykdydama Lietuvos Respublikos viešojo sektoriaus atskaitomybės įstatymą, rengia ir teikia Lietuvos Respublikos finansų ministerijai finansinių ir biudžeto vykdymo ataskaitų rinkinius. Ataskaitos yra teikiamos už kiekvieną mėnesį, ketvirtį ir metus, jų rengimas reikalauja daug darbo ir laiko resursų. Ataskaitos anksčiau buvo pildomos rankiniu būdu, remiantis įvairių apskaitos sistemų duomenimis (pagrindine įstaigoje naudojama buhalterinės apskaitos sistema, valstybės biudžeto apskaitos ir mokėjimų sistema, bankine sistema). Įdiegus naują finansų valdymo ir apskaitos sistemą visi duomenys iš kitų sistemų importuojami į FVAS automatiniu būdu, sumažėjo žmogiškųjų klaidų tikimybė ir laiko sąnaudos. Nauja sistema užtikrina teisingos apskaitos vedimą ministerijoje ir jai pavaldžiose biudžetinėse įstaigose bei suteikia galimybę greitai ir efektyviai naudoti duomenis keičiantis informacija tarp ministerijos ir jai pavaldžių įstaigų bei įstaigų viduje tarp padalinių. Įdiegus FVAS padidėjo finansų valdymo ir apskaitos kokybė ir patikimumas, todėl ši sistema suteikia galimybę visuomenei skubiai teikti patikimą informaciją apie finansų panaudojimą.

Projekto vadovė džiaugiasi atliktais darbais, kad pavyko susidoroti su problemomis ir projektas užbaigtas sėkmingai. Nors projekto laikotarpiu yra nuveikta daug, tačiau dar yra darbų, kuriuos reikia atlikti ir suderinti. Šiuo metu diskutuojama dėl sistemos tobulinimo darbų. Siekiant įsitikinti finansų valdymo ir apskaitos sistemos veikimu bei išanalizuoti procesus, įstaigos dubliuoja duomenis vesdamos juos esamose buhalterinės apskaitos sistemose tuo pačiu metu naudodamos ir naujai įdiegtą. Tokia praktika yra taikoma įstaigose naujai diegiamoms sistemoms, nes yra lyginami gaunami rezultatai bei užtikrinamas nenutrūkstamas įstaigų funkcijų vykdymas, jei kiltų nenumatytų nesklandumų. Dirbantiems su sistema vis dar atsiranda problemų bei klausimų dėl sistemos veikimo principų, tačiau yra sukurta problemų administravimo sistema, kuri užtikrina nuolatinį vartotojų konsultavimą bei problemų sprendimą. Tikimasi, kad artimiausiu metu įstaigos atsisakys duomenų dubliavimo keliose sistemose ir pradės dirbti tik naujoje finansų valdymo ir apskaitos sistemoje.

Sveikatos apsaugos ministerija